Giới thiệu về phương pháp phân tích SWOT

SWOT là tập hợp viết tắt những chữ cái đầu tiên của các từ tiếng Anh: Strengths (Điểm mạnh), Weaknesses (Điểm yếu), Opportunities (Cơ hội) và Threats (Thách thức) - là một mô hình nổi tiếng trong việc phân tích.

Phân tích SWOT là việc phân tích các thế mạnh, điểm yếu, những cơ hội, thách thức đối với một tổ chức hay cá nhân. Đây là một công cụ trong lập kế hoạch chiến lược, so sánh đánh giá các phương án … cho tổ chức hay cá nhân.

Chúng ta có thể hiểu: Phân tích SWOT (SWOT Analysis) là một kỹ thuật phân tích rất mạnh trong việc xác định Điểm mạnh và Điểm yếu để từ đó tìm ra được Cơ hội và Nguy cơ. Điểm mạnh và Điểm yếu thường là xuất phát từ nội tại trong tổ chức của bạn. Cơ hội và Nguy cơ thường liên quan tới những nhân tố từ bên ngoài. Phân tích SWOT còn là đánh giá ưu, nhược điểm của vấn đề. Chúng ta sử dụng nó để phân tích vấn đề bằng cách tự đặt câu hỏi về những điều “Tốt – Ưu điểm” và “Xấu – Nhược điểm” cho hiện tại và tương lai. Những điều “Ưu điểm” ở hiện tại là “Điểm mạnh” (Strengths), và những điều “Ưu điểm” trong tương lai được gọi là “Cơ hội” (Opportunity); những “Nhược điểm” ở hiện tại là “Điểm yếu” (Weaknesses) và những “Nhược điểm” trong tương lai là “Nguy cơ” (Threat). Vì thế có thể coi SWOT chính là một công cụ quan trọng do có tầm bao quát lớn đối với một tổ chức hay cá nhân.

Sau khi đã liệt kê được các yếu tố ảnh hưởng, tổ chức có thể dùng công cụ USED để định hướng các biện pháp nhằm “Khai thác (Use)” các “điểm mạnh”, “Khắc phục (Stop)” các “điểm yếu”, “Khai thác (Exploit)” các “cơ hội” và “Đương đầu (Defend)” với các “thách thức”.


I . Nguồn gốc của mô hình SWOT

Vào những năm 1960 đến năm 1970, Viện Nghiên cứu Standford, Menlo Park, California đã tiến hành một cuộc khảo sát tại hơn 500 công ty có doanh thu cao nhất do Tạp chí Fortune bình chọn, nhằm mục đích tìm ra nguyên nhân vì sao nhiều công ty thất bại trong việc thực hiện kế hoạch. Nhóm nghiên cứu gồm các nhà kinh tế học Marion Dosher, Ts. Otis Benepe, Albert Humphrey, Robert F. Stewart và Birger Lie đã đưa ra "Mô hình phân tích SWOT" nhằm mục đích tìm hiểu quá trình lập kế hoạch của doanh nghiệp, tìm ra giải pháp giúp các nhà lãnh đạo đồng thuận và tiếp tục thực hiện việc hoạch định, thay đổi cung cách quản lý.
Công trình nghiên cứu này được thực hiện trong 9 năm, với hơn 5000 nhân viên làm việc cật lực để hoàn thành bản thu thập ý kiến gồm 250 nội dung thực hiện trên 1100 công ty, đơn vị. Kết thúc, nhóm nghiên cứu này đã tìm ra 7 vấn đề chính trong việc tổ chức, điều hành doanh nghiệp hiệu quả. Đã xác định ra "Chuỗi lôgíc", hạt nhân của hệ thống như sau:

1. Values (Giá trị);
2. Appraise (Đánh giá);
3. Motivation (Động cơ);
4. Search (Tìm kiếm);
5. Select (Lựa chọn);
6. Programme (Lập chương trình);
7. Act (Hành động);
8. Monitor and repeat steps 1, 2 and 3 (Giám sát và lặp lại các bước 1, 2 và 3).

Nhóm nghiên cứu của Viện Nghiên cứu Standford cho rằng, nên bắt đầu bước thứ nhất bằng cách yêu cầu đánh giá ưu điểm và nhược điểm của doanh nghiệp. Lãnh đạo doanh nghiệp nên bắt đầu hệ thống này bằng cách tự đặt câu hỏi về những điều "tốt" và "xấu" cho hiện tại và tương lai. Những điều "tốt" ở hiện tại là "Những điều hài lòng" (Satisfactory), và những điều "tốt" trong tương lai được gọi là "Cơ hội" (Opportunity); những điều "xấu" ở hiện tại là "Sai lầm" (Fault) và những điều "xấu" trong tương lai là "Nguy cơ" (Threat). Công việc này được gọi là phân tích SOFT. Năm 1964, nhóm nghiên cứu quyết định đổi chữ F thành chữ W và từ đó SOFT đã chính thức được đổi thành SWOT.

II. Nội dung phân tích SWOT

Nội dung phân tích SWOT bao gồm 6 bước sau:
1. Sản phẩm - Bán cái gì?;
2. Quá trình - Bán bằng cách nào?;
3. Khách hàng - Bán cho ai?;
4. Phân phối - Tiếp cận khách hàng bằng cách nào?;
5. Tài chính - Giá, chi phí và đầu tư bằng bao nhiêu?;
6. Quản lý - Làm thế nào quản lý được tất cả những hoạt động đó?.

III. Ý nghĩa các thành phần
1. Điểm mạnh
Điểm mạnh (duy trì, xây dựng và làm đòn bẩy), là những tố chất nổi trội xác thực và rõ ràng. Bao gồm:
• Trình độ chuyên môn
• Các kỹ năng có liên quan, kinh nghiệm công tác
• Có nền tảng giáo dục tốt
• Có mối quan hệ rộng và vững chắc
• Có trách nhiệm, sự tận tâm và niềm đam mê công việc
• Có khă năng phản ứng nhạy bén nhanh đối với công việc

2. Điểm yếu
Điểm yếu như:
• Những tính cách không phù hợp với công việc, những thói quen làm việc tiêu cực.
• Thiếu kinh nghiệm công tác hoặc kinh nghiệm không thích hợp.
• Thiếu sự đào tạo chính quy, bài bản.
• Hạn chế về các mối quan hệ.
• Thiếu sự định hướng hay chưa có mục tiêu rõ ràng.
• Kỹ năng nghề nghiệp chưa cao.

3. Cơ hội
Cơ hội (đánh giá một cách lạc quan), là những sự việc bên ngoài không thể kiểm soát được, chúng có thể là những đòn bẩy tiềm năng mang lại cho bạn nhiều cơ hội thành công, bao gồm:
• Các xu hướng triển vọng.
• Nền kinh tế phát triển bùng nổ.
• Cơ hội nghề nghiệp mới rộng mở.
• Một dự án đầy hứa hẹn mà bạn được giao phó.
• Học hỏi được những kỹ năng hay kinh nghiệm mới.
• Sự xuất hiện của công nghệ mới.

4. Thách thức
Thách thức (các trở ngại), là những yếu tố gây ra các tác động tiêu cực cho sự nghiệp của bạn, mức độ ảnh hưởng của chúng còn tùy thuộc vào những hành động ứng biến của bạn. Các thách thức hay gặp là:
• Sự cơ cấu và tổ chức lại ngành nghề.
• Những áp lực khi thị trường biến động.
• Một số kỹ năng của bạn trở nên lỗi thời.
• Bạn không sẵn sàng với phát triển của công nghệ.
• Sự cạnh tranh gay gắt, với công ty cũng như với cá nhân bạn.

IV. Thực hiện mô hình SWOT như thế nào?
1. Lập một bảng gồm bốn ô, tương ứng với bốn yếu tố của mô hình SWOT.
2. Trong mỗi ô, nhìn nhận lại và viết ra các đánh giá dưới dạng gạch đầu dòng, càng rõ ràng càng tốt.
3. Thẳng thắn và không bỏ sót trong quá trình thống kê. Bạn cũng nên quan tâm đến những quan điểm của mọi người.
4. Biên tập lại. Xóa bỏ những đặc điểm trùng lặp, gạch chân những đặc điểm riêng biệt, quan trọng.
5. Phân tích ý nghĩa của chúng.
6. Vạch rõ những hành động cần làm, như củng cố các kỹ năng quan trọng, loại bỏ các mặt còn hạn chế, khai thác các cơ hội, bảo vệ bản thân khỏi các nguy cơ, rủi ro.
7. Định kỳ cập nhật biểu đồ SWOT của bạn, làm tăng thêm tính hoàn thiện và hiệu quả cho kế hoạch gây dựng sự nghiệp, chắc chắn bạn sẽ tìm ra con đường dẫn đến thành công.


Một công ty tư vấn mới thành lập có thể được kế hoạch theo ma trận SWOT như sau:

Điểm mạnh:

Ta có thể phản ứng lại rất nhanh mà không cần phải đào tạo cao hơn.
Ta có thể chăm sóc rất chu đáo đối với khách hàng, với mức độ công việc sơ khơi do công ty mới bắt đầu như hiện nay thì ta có rất nhiều thời gian để quan tâm tới khách hàng.
Những nhà tư vấn của ta có uy tín rất lớn trên thương trường.
Ta có thể thay đổi nhanh chóng và linh hoạt nếu thấy các chương trình marketting của ta là không hiệu quả.
Ta không bị vượt tầm kiểm soát, vì thế mà có thể chào những giá trị tốt hơn cho khách hàng.

Điểm yếu:

Công ty chưa có thị trường và danh tiếng lâu dài
Ta có ít đội ngũ nhân viên với giới hạn kiến thức hạn hẹp trong nhiều lĩnh vực
Ta không thể tránh khỏi việc những người chủ chốt gặp các điều phiền toái như ốm đau, bệnh tật hoặc thậm chí bỏ việc…
Luồng tư bản, vốn là không ổn định trong thời kỳ đầu

Cơ hội:

Ngành kinh doanh của chúng ta đang mở rộng với nhiều khả năng dẫn tới thành công
Những nhà cầm quyền muốn thúc đẩy và khuyến khích công việc kinh doanh trong khu vực quản lý
Đối thủ của ta dường như chậm chạp đối với việc tiếp thu công nghệ mới.

Nguy cơ:

Liệu sự thay đổi trong công nghệ có vượt quá sự thích nghi của chúng ta?
Chỉ cần một sự thay đổi nhỏ của một đối thủ lớn có thể khiến ta phải rút lui khỏi thị trường

Như thế tư vấn hỗ trợ được quy định thuộc về nhóm có phản ứng nhanh nhậy, dịch vụ tốt đối với nền kinh doanh tại địa phương. Marketing có thể được lựa chọn đối với khu vực công cộng để từ đó có thể lập ngân sách quảng cáo. Ngành tư vấn đòi hỏi phải liên tục cập nhật với những thay đổi trong công nghệ.